Lexikon · Vermietung
Betriebskostenabrechnung einfach erklärt
Die Betriebskostenabrechnung rechnet einmal im Jahr ab, was dein Mieter an Vorauszahlungen geleistet hat und welche umlagefähigen Kosten tatsächlich angefallen sind. Daraus ergibt sich eine Nachzahlung oder eine Erstattung. Du musst sie spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zustellen, sonst kannst du nichts mehr nachfordern.
Warum das für dich wichtig ist
Die Zwölfmonatsfrist ist eine Ausschlussfrist. Kommt die Abrechnung auch nur einen Tag zu spät beim Mieter an, bleibst du auf der Nachzahlung sitzen. Eine Gutschrift musst du trotzdem auszahlen.
Als Vermieter einer Eigentumswohnung hängst du dabei an der Hausverwaltung. Deine Abrechnung gegenüber dem Mieter kannst du erst erstellen, wenn die Jahresabrechnung der Gemeinschaft vorliegt. Wer zu spät nachfragt, verliert Geld ohne eigenes Verschulden.
Ein Beispiel aus dem Ruhrgebiet
Eine 68 Quadratmeter große Wohnung in Essen-Frohnhausen. Der Mieter zahlt 180 Euro Vorauszahlung im Monat, also 2.160 Euro im Jahr.
| Heizung und Warmwasser | 1.150 € |
| Wasser und Abwasser | 420 € |
| Müllabfuhr und Straßenreinigung | 190 € |
| Grundsteuer | 260 € |
| Gebäudeversicherung | 180 € |
| Hausmeister und Treppenhausreinigung | 200 € |
| Allgemeinstrom | 80 € |
| Umlagefähig gesamt | 2.480 € |
| Vorauszahlung des Mieters | −2.160 € |
| Nachzahlung | 320 € |
Aus dem Hausgeld bleiben daneben rund 984 Euro im Jahr bei dir hängen: Verwaltervergütung, Zuführung zur Erhaltungsrücklage und kleine Reparaturen am Gemeinschaftseigentum. Diese Posten darfst du nicht in die Abrechnung schreiben. Sinnvoll ist außerdem, die Vorauszahlung nach der Abrechnung auf rund 207 Euro anzuheben, damit die nächste Nachzahlung kleiner ausfällt.
Aus der Verwaltungspraxis
In rund 4.000 verwalteten Einheiten in Nordrhein-Westfalen ist die Betriebskostenabrechnung das Dokument, zu dem die meisten Rückfragen kommen. Ein Erfahrungswert aus diesem Bestand: Der häufigste Streitpunkt sind nicht die Beträge, sondern Posten, die überhaupt nicht in die Abrechnung gehören.
Ganz oben stehen dabei drei Klassiker: die Verwaltervergütung, Reparaturen am Gemeinschaftseigentum und die Zuführung zur Erhaltungsrücklage. Alle drei stehen in der Jahresabrechnung der Gemeinschaft, keiner davon darf zum Mieter weitergereicht werden. Wer die Jahresabrechnung einfach abschreibt, produziert eine angreifbare Abrechnung.
Typische Fehler
Teil von: Immobilien-Lexikon von A bis Z
Von der Theorie zu deiner Abrechnung
Häufige Missverständnisse
Darf ich die Instandhaltung umlegen?
Nein. Umlagefähig sind nur laufende Betriebskosten. Reparaturen, Wartungsstau und alles, was in die Substanz geht, trägst du als Eigentümer.
Wie lange kann mein Mieter widersprechen?
Zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung. Danach sind seine Einwendungen ausgeschlossen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten.
Verwandte Begriffe
Weiterlesen: alle Begriffe im Immobilien-Lexikon, die Praxis im Silo Vermietung und Verwaltung.
Fazit
Die Betriebskostenabrechnung ist eine Terminsache. Zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums ist Schluss, und diese Frist verzeiht nichts.
Trenne konsequent zwischen dem, was aus der Jahresabrechnung der Gemeinschaft kommt, und dem, was du weitergeben darfst. Und pass die Vorauszahlung nach jeder Abrechnung an, statt jedes Jahr eine Nachzahlung einzutreiben.
Diese Erklärung ist allgemein gehalten und ersetzt keine Steuer-, Rechts- oder Anlageberatung.
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