Fehler und Risiken
Probleme mit der Hausverwaltung erkennen, bevor du kaufst
Eine schwache Hausverwaltung erkennst du an vier Dingen: Die Jahresabrechnung kommt Monate zu spät, auf Anfragen folgt keine Antwort, Protokolle sind dünn und die Erhaltungsrücklage ist weder nachvollziehbar ausgewiesen noch angemessen gefüllt. Diese vier Punkte kannst du vor dem Kauf prüfen, ohne Eigentümer zu sein. Die Unterlagen dafür bekommst du beim Verkäufer.
Frag nach einem Datum, nicht nach einer Meinung
Beim nächsten Besichtigungstermin gibt es eine Frage, die mehr verrät als jede Beschreibung im Exposé: An welchem Tag war die letzte Jahresabrechnung fertig?
Nicht wie hoch sie war. Wann sie kam. Dieses Datum verrät mehr über die Organisation im Hintergrund als jede Selbstbeschreibung.
Die Verwaltung rechnet ab, beauftragt Handwerker, ruft Sonderumlagen ab und verwaltet das Geld der Gemeinschaft. Läuft das schlecht, merkst du es erst, wenn eine Abrechnung nicht stimmt, ein Rohrbruch drei Wochen liegen bleibt oder in der Rücklage weniger steht als gedacht. Was eine Verwaltung genau tut, steht unter Hausverwaltung.
Sechs Signale, die du vor dem Kauf sehen kannst
Für keines davon musst du Eigentümer sein. Du musst nur danach fragen.
| Signal | Wie du es prüfst | Was dahinterstecken kann |
| Abrechnung kommt spät | Datum auf der letzten Jahresabrechnung | Rückstände, Personalwechsel, zu viele Objekte je Mitarbeiter |
| Keine Reaktion | selbst eine kurze Sachfrage per Mail stellen | Erreichbarkeit ist meist das Erste, was kippt |
| Dünne Protokolle | drei Jahre nebeneinanderlegen | unklare Beschlusstexte, die später Streit erzeugen |
| Keine Beschluss-Sammlung | danach fragen, Einsicht verlangen | eine gesetzliche Pflicht wird nicht erfüllt |
| Rücklage unklar | Vermögensbericht anfordern | zu niedrige Zuführung oder unklare Entnahmen |
| Kein Nachweis der Zertifizierung | direkt fragen | Eigentümer können einen zertifizierten Verwalter verlangen |
Die Jahresabrechnung ist der ehrlichste Prüfstein
Das Wohnungseigentumsgesetz verlangt in § 28, dass die Verwaltung nach Ablauf des Kalenderjahres eine Jahresabrechnung aufstellt. Beschlossen wird dabei nicht mehr die ganze Abrechnung, sondern nur noch die Differenz: Nachschüsse oder die Anpassung der laufenden Vorschüsse.
Eine feste gesetzliche Frist nennt das Gesetz nicht. Die Obergerichte gehen aber von drei bis sechs Monaten nach Ende des Wirtschaftsjahres aus. Kommt die Abrechnung regelmäßig erst im Spätherbst des Folgejahres, ist das kein Zufall, sondern ein Muster.
Vollständig ist eine Abrechnung erst mit Gesamtabrechnung, Einzelabrechnung je Einheit, nachvollziehbaren Verteilerschlüsseln und der Entwicklung der Erhaltungsrücklage. Dazu kommt der Vermögensbericht nach § 28 Absatz 4 mit dem Stand der Rücklage und dem wesentlichen Vermögen der Gemeinschaft.
Leg die letzten drei Abrechnungen nebeneinander und such nach Sprüngen. Eine Position, die sich ohne Erklärung verdoppelt, ist eine Frage wert. Eine Abrechnung ohne erkennbaren Verteilerschlüssel ist eine Warnung.
Diese Seite ordnet aus der Praxis ein und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.
Rücklage: nicht der Stand zählt, sondern die Bewegung
Ein einzelner Kontostand sagt wenig. Wichtig ist, wie sich die Erhaltungsrücklage über Jahre entwickelt. Zwei Häuser mit gleichem Anfangsbestand können völlig unterschiedlich dastehen.
| Beide Häuser: 12 Einheiten, 850 m² | Haus A | Haus B |
| Anfangsbestand | 46.000 € | 46.000 € |
| Zuführung im Jahr | 9.600 € | 3.600 € |
| Entnahmen im Jahr | 2.100 € | 18.400 € |
| Endbestand | 53.500 € | 31.200 € |
| Zuführung je m² und Jahr | 11,29 € | 4,24 € |
Der Rechenweg: 46.000 plus 9.600 minus 2.100 sind 53.500 Euro, bei Haus B 46.000 plus 3.600 minus 18.400, also 31.200 Euro. Die Zuführung je Quadratmeter ist 9.600 geteilt durch 850 beziehungsweise 3.600 geteilt durch 850.
Als grobe Orientierung nennen Fachquellen je nach Alter des Gebäudes etwa sieben bis zwölf Euro je Quadratmeter Wohnfläche und Jahr. Haus A liegt darin. Haus B zehrt die Rücklage auf und legt zu wenig nach. Die nächste große Maßnahme kommt dort als Sonderumlage.
Frag außerdem, auf wen die Konten laufen. Das Geld der Gemeinschaft gehört auf Konten der Gemeinschaft, getrennt vom Vermögen der Verwaltung. Wer das nicht klar beantworten kann, hat ein Problem.
Protokolle, Ladungen, Beschluss-Sammlung
Der Rahmen steht im Gesetz. Mindestens einmal im Jahr muss eine Eigentümerversammlung einberufen werden. Die Einladung erfolgt in Textform mit einer Frist von mindestens drei Wochen, außer es ist eilig. Über die Versammlung ist unverzüglich eine Niederschrift anzufertigen.
Dazu kommt die Beschluss-Sammlung: ein fortlaufend nummeriertes Verzeichnis aller Beschlüsse und einschlägigen Gerichtsentscheidungen. Sie ist Pflicht, nicht Service. Wenn niemand sie zeigen kann, weißt du genug.
Ein gutes Protokoll enthält den Beschlusstext im Wortlaut, das Abstimmungsergebnis mit Zahlen und den nächsten Schritt mit einem Verantwortlichen. Ein schlechtes sagt: Die Sache wurde besprochen. Wie du Protokolle systematisch liest, steht unter Protokolle der Eigentümerversammlung prüfen.
Vertrag, Bestellung und der zertifizierte Verwalter
Bestellung und Vertrag sind zwei verschiedene Dinge. Die Bestellung ist der Beschluss der Eigentümer, der Vertrag regelt Geld und Leistungen.
Dauer. Eine Verwaltung darf für höchstens fünf Jahre bestellt werden. Bei der ersten Bestellung nach Begründung der Gemeinschaft sind es höchstens drei Jahre.
Abberufung. Die Eigentümer können jederzeit abberufen, auch ohne Grund. Der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Davon kann nicht zum Nachteil der Eigentümer abgewichen werden.
Zertifizierung. Nach § 26a des Wohnungseigentumsgesetzes gibt es den zertifizierten Verwalter. Geprüft wird bei der Industrie- und Handelskammer, schriftlich 90 Minuten und danach mündlich. Als gleichwertig qualifiziert gelten unter anderem Volljuristen, Immobilienkaufleute, geprüfte Immobilienfachwirte und Absolventen eines einschlägigen Studiums. Die Bestellung einer zertifizierten Verwaltung gehört grundsätzlich zur ordnungsmäßigen Verwaltung. Ausnahmen gibt es vor allem für kleine Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, in denen ein Eigentümer selbst verwaltet.
Gewerberecht. Wer gewerblich Wohnungseigentum verwaltet, braucht eine Erlaubnis nach § 34c der Gewerbeordnung, eine Berufshaftpflicht über mindestens 500.000 Euro je Fall und eine Million Euro im Jahr sowie 20 Stunden Weiterbildung in drei Jahren. Nach diesen Nachweisen darfst du fragen.
Das Wohnungseigentumsgesetz kennt zahlreiche Ausnahmen. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.
Ehrlich aus der Verwalterperspektive
Mein Unternehmen verwaltet rund 4.000 Einheiten in Nordrhein-Westfalen, ein großer Teil davon in Essen, Bochum, Gelsenkirchen und Oberhausen. Ich sitze also auf der Seite, über die dieser Text schreibt. Deshalb hier auch das, was gegen meine eigene Branche spricht.
Verwaltung ist Mengengeschäft. Eine einzige Jahresabrechnung besteht aus hunderten Belegen. Fällt eine Person aus oder wechselt den Arbeitgeber, entsteht ein Rückstand, der sich über Monate zieht. Auch bei mir läuft nicht jede Abrechnung zum Wunschtermin.
Ein Erfahrungswert aus dem eigenen Betrieb: Die Zahl der Einheiten je Mitarbeiter liegt in meinem Betrieb im niedrigen dreistelligen Bereich. Wo dieser Wert deutlich darüber steigt, fällt nach meiner Beobachtung zuerst die Erreichbarkeit und danach die Pünktlichkeit der Abrechnung. Wenn du wissen willst, wie es um eine Verwaltung steht, frag nach der Zahl der betreuten Einheiten und nach der Zahl der Menschen, die daran arbeiten.
Zweite Beobachtung, und sie ist unbequem: Wenn eine Gemeinschaft neu übernommen wird, fehlt fast immer dasselbe. Eine lückenlose Beschluss-Sammlung und eine saubere Entwicklung der Rücklage über mehrere Jahre. Ein Verwalterwechsel löst also weniger, als viele hoffen. Die neue Verwaltung erbt die Lücken und braucht oft ein Jahr, bis alles sortiert ist. Nötig ist ein Wechsel manchmal trotzdem. Ein Neustart ist er nicht.
Was du als einzelner Eigentümer wirklich tun kannst
Und die ehrliche Grenze: Allein kannst du die Verwaltung nicht austauschen. Dafür brauchst du eine Mehrheit in der Versammlung. Rechne damit, dass du überzeugen musst, nicht nur recht haben.
Fragen
Häufige Fragen zur Hausverwaltung
Welche Unterlagen fordere ich vor dem Kauf an?
Die letzten drei Jahresabrechnungen, den aktuellen Wirtschaftsplan, drei Jahre Protokolle, die Beschluss-Sammlung, den Vermögensbericht mit dem Stand der Erhaltungsrücklage und die Teilungserklärung. Bekommst du eines davon nicht, ist das bereits eine Antwort.
Die Verwaltung antwortet nicht. Was hilft?
Schreib eine kurze, sachliche Mail mit einer klaren Frist und bitte um Lesebestätigung. Bleibt sie erfolglos, schalte den Verwaltungsbeirat ein und bring das Thema als Tagesordnungspunkt in die nächste Versammlung. Dokumentiere alles.
Braucht wirklich jede Gemeinschaft einen zertifizierten Verwalter?
Nicht jede. Es gibt Ausnahmen, unter anderem für kleine Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, in denen ein Eigentümer selbst verwaltet und weniger als ein Drittel der Eigentümer eine Zertifizierung verlangt.
Muss die Verwaltung dem Verkauf zustimmen?
Nur wenn die Teilungserklärung das so vorsieht. Dann ist die Zustimmung eine Fälligkeitsvoraussetzung im Kaufvertrag und darf nur aus wichtigem Grund verweigert werden. Prüfe das früh, sonst verzögert sich dein Termin.
Fazit
Die Qualität der Hausverwaltung entscheidet mit darüber, ob deine Wohnung ruhig läuft oder ständig Geld und Nerven kostet. Und anders als die Lage kannst du sie vor dem Kauf prüfen.
Schau auf das Datum der letzten Abrechnung, auf die Entwicklung der Rücklage über drei Jahre, auf die Protokolle und auf die Beschluss-Sammlung. Frag nach Zertifizierung, Versicherung und nach der Zahl der Einheiten je Mitarbeiter. Kommen mehrere Signale zusammen, ist das kein Grund für Panik, aber ein Grund, genauer hinzusehen. Weitere Risiken findest du unter Fehler und Risiken beim Immobilienkauf.
Alle Zahlen sind Beispiele und Erfahrungswerte. Diese Seite ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Anlageberatung.
Unterlagen da, aber der Eindruck bleibt unklar?
Bring Abrechnung, Protokolle und Vermögensbericht mit. Danach weißt du, was ein echtes Warnsignal ist und was normaler Alltag.
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