Nebenkostenabrechnung erstellen ohne Fehler

Eine Frist, die kein Verständnis kennt

Die Nebenkostenabrechnung ist die Aufgabe, die Vermieter am liebsten schieben. Und sie ist gleichzeitig die mit der härtesten Frist im ganzen Mietrecht.

Zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums muss die Abrechnung beim Mieter sein. Nicht abgeschickt, sondern zugegangen. Versäumst du das, ist deine Nachforderung weg. Ein Guthaben musst du trotzdem auszahlen. Es gibt also keine Situation, in der Trödeln dir nützt.

Als Eigentümer einer Eigentumswohnung hast du dabei eine Besonderheit: Du rechnest nicht selbst alles zusammen, sondern nimmst die Jahresabrechnung der Hausverwaltung als Grundlage und filterst daraus, was du überhaupt weitergeben darfst. Die Grundlagen stehen im Lexikoneintrag zur Betriebskostenabrechnung, hier geht es um den Weg von der Jahresabrechnung zum fertigen Schreiben.

Die Fristen, die du kennen musst

Ein Sonderfall: Wenn du die Frist nicht zu vertreten hast, bleibt die Nachforderung möglich. Das gilt etwa, wenn die Stadt den Grundsteuerbescheid zu spät schickt. Dass deine Hausverwaltung die Jahresabrechnung spät liefert, wird dir dagegen regelmäßig zugerechnet. Du musst dort rechtzeitig nachhaken.

Formell braucht die Abrechnung vier Bestandteile: die Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, die Berechnung deines Mieteranteils und den Abzug der geleisteten Vorauszahlungen. Fehlt einer davon, ist die Abrechnung formell unwirksam, und die Frist läuft weiter.

Heizkosten: der Schlüssel ist vorgeschrieben

Bei Heizung und Warmwasser darfst du nicht frei verteilen. Die Heizkostenverordnung verlangt, dass mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach erfasstem Verbrauch abgerechnet werden. Der Rest geht nach Fläche.

Bei den 660 Euro aus dem Beispiel und einem Schlüssel von 70 zu 30 sind das 462 Euro nach Verbrauch und 198 Euro nach Fläche. Gerechnet: 660 mal 0,7 sind 462, 660 mal 0,3 sind 198.

Rechnest du ohne Verbrauchserfassung ab, darf der Mieter den auf ihn entfallenden Betrag um 15 Prozent kürzen. Bei 660 Euro wären das 99 Euro. In der Regel erledigt die Verwaltung diesen Teil über einen Messdienst, und du übernimmst das Ergebnis.

Aus der Verwaltungspraxis

Mein Unternehmen verwaltet rund 4.000 Einheiten in Nordrhein-Westfalen. Ich erstelle die Jahresabrechnungen für die Gemeinschaften und sehe deshalb, was Eigentümer daraus machen.

Erfahrungswert aus dem eigenen Bestand: Wenn Eigentümer die Abrechnung selbst machen, ist der mit Abstand häufigste Fehler die ungefilterte Übernahme der WEG-Jahresabrechnung. Rücklagenzuführung und Verwaltervergütung landen beim Mieter, weil sie in derselben Spalte stehen. Wird das entdeckt, sind Rückforderungen für mehrere Jahre möglich, und das Vertrauensverhältnis ist beschädigt.

Zweite Beobachtung: In den von mir verwalteten Objekten liegt der umlagefähige Anteil am Hausgeld typischerweise in einer Spanne von etwa zwei Dritteln bis drei Vierteln. Der Rest bleibt beim Eigentümer. Wer beim Kauf das gesamte Hausgeld als durchlaufenden Posten kalkuliert, rechnet sich seinen Cashflow um etwa achtzig bis hundert Euro im Monat zu schön. Den echten Wert siehst du im Cashflow-Rechner.

Dritte Beobachtung: Wer eine ordentliche, erklärte Abrechnung schickt, bekommt kaum Widerspruch. Wer eine Tabelle ohne Erläuterung schickt, bekommt fast immer einen. Der Aufwand für die zusätzliche halbe Seite Erklärung ist die beste Zeitinvestition in diesem ganzen Vorgang.

Fazit

Die Nebenkostenabrechnung ist kein Buchhaltungskunststück, sondern eine Filterarbeit mit Termin. Nimm die Jahresabrechnung der Verwaltung, streiche alles, was Verwaltung, Instandhaltung oder Rücklage ist, verteile den Rest nach dem vereinbarten Schlüssel und erkläre, wie du gerechnet hast.

Der eine Punkt, den du dir merken musst, ist die Frist. Zwölf Monate, Zugang beim Mieter. Setz dir eine Erinnerung, sobald das Abrechnungsjahr endet. Was dir vom Hausgeld dauerhaft selbst bleibt, steht im Lexikoneintrag zum Hausgeld und im Wirtschaftsplan.

Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick aus der Praxis und ersetzt keine Rechts-, Steuer- oder Anlageberatung. Im Einzelfall hat dein Anwalt oder Steuerberater das letzte Wort. Den Katalog der umlagefähigen Positionen findest du in der Betriebskostenverordnung, die Regeln zur Verbrauchserfassung in der Heizkostenverordnung.